• La recolección y tratamiento de datos sensibles y de menores de edad requerirá de la autorización del Titular o su Representante Legal. Esta información será la mínima razonable y necesaria y será tratada de manera anónima cuando sea posible y aplicando medidas de seguridad adecuadas y suficientes de acuerdo con su naturaleza especial. El suministro de datos sensibles y de menores de edad será facultativo. El tratamiento de datos personales de menores de edad solamente será adelantado con autorización expresa e informada de uno de los padres o representantes del menor y será obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta y verificación posterior, a más tardar al momento de la firma del contrato de prestación de servicios médicos deportivos o servicios médicos complementarios según sea el caso. WEMOVEMATCH velará por la protección de los derechos y el interés superior de los menores de edad, siempre que tomen decisiones que involucren sus datos. WEMOVEMATCH implementará controles y medidas adecuadas para minimizar el tratamiento de datos de menores. Si existen dudas en relación con el Tratamiento de Datos Personales de menores de edad o datos sensibles, estaremos siempre atentos a resolverlas a través de los canales de atención señalados en esta Política.

5.4. Circulación de datos personales

Siempre que medie autorización expresa de los Titulares de los Datos Personales, las empresas que hacen parte del grupo empresarial WEMOVEMATCH, podrán compartir información entre ellas, teniendo presente que cada una deberá definir sus finalidades en atención a sus propias necesidades y procurando el respeto a los derechos de los Titulares y a los principios y valores que rigen a toda la organización. 

Igualmente, WEMOVEMATCH podrá designar Encargados para el Tratamiento de los datos personales que trata en calidad de Responsable, en especial, en los casos en que estos Encargados presten servicios para WEMOVEMATCH, así como en los casos en que exista una alianza comercial entre una compañía del grupo empresarial y un tercero que ofrece productos o servicios que mejoran la experiencia u ofrecen un valor agregado para el Titular.

Siempre que exista circulación de datos personales, WEMOVEMATCH velará por identificar y dejar trazabilidad de los flujos de información y formalizará las transmisiones y transferencias de datos de tal manera que quede evidencia que se realizan bajo los parámetros legales aplicables y con medidas y estándares adecuados y suficientes de seguridad y confidencialidad de la información.

La circulación de datos personales se limitará a aquellos datos que sean razonables y necesarios y sólo tendrá lugar durante el tiempo razonable y necesario para lograr las finalidades autorizadas. En los casos de transferencia, esta operación solamente se podrá llevar a cabo dentro de los supuestos de ley.

6. Derechos que le asisten como Titular Conforme

Lo dispuesto en la normatividad vigente en materia de protección de datos personales, el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
• Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le han dado a sus datos personales.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, siempre que no exista un deber legal o contractual de conservarlo.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Tenga presente que WEMOVEMATCH siempre estará atenta a sus inquietudes, quejas y reclamos, así que si llega a presentar dificultad en alguno de los canales establecidos le agradecemos nos lo haga saber por cualquiera de los demás canales habilitados, nos ocuparemos de darle una respuesta pronta y de fondo.

a. Autorización de tratamiento: La autorización para el tratamiento solicitado por WEMOVEMATCH, atenderá los presupuestos que desarrolla el principio de libertad y/o consentimiento; esto implica que los medios dispuestos para recolectar datos personales serán legítimos y honestos.

1. Autorización titular de la información. La autorización será obtenida por medio escrito, ya sea mediante la firma del titular en documento físico o digital o mediante el logueo en nuestra página web o nuestro software de ventas y posterior check en los espacios destinados para tal fin (autorización de tratamiento), y excepcionalmente, por actos inequívocos, por ejemplo, cuando un visitante ingresa a nuestras instalaciones, habiendo conocido de forma previa a través de nuestros avisos informativos de videovigilancia que se encuentran a la entrada de los establecimientos, donde se informa que las sedes cuentan con cámaras de seguridad, con lo cual se evidencia el cumplimiento de los preceptos de esta política. Igualmente, WEMOVEMATCH ha implementado un sistema que permite la trazabilidad de las autorizaciones de todos los Titulares y el aporte de la prueba de la misma, a solicitud de la Autoridad o del Titular, bajo los parámetros legales aplicables.

2. Datos de referidos. En desarrollo de su actividad comercial, WEMOVEMATCH podrá adelantar campañas de mercadeo, en las cuales, aquellas personas que en algún momento mostraron interés en los servicios de WEMOVEMATCH u otra persona nos refirió que la persona a contactar estaría interesada, podrán ser contactadas para ofrecerles nuestros servicios. Sin embargo, WEMOVEMATCH, al primer contacto con el titular de los datos, deberá solicitar la respectiva autorización de tratamiento de datos para hacerles el ofrecimiento.

Si el titular solicita la supresión del dato, y/o, en caso de que no sea posible contactar al titular, su información será eliminada de acuerdo con los procedimientos aplicables a la materia.

b. Revocar la autorización: El titular tendrá derecho a retirar su consentimiento en cualquier momento, siempre que no lo impida una disposición legal o contractual. Al efecto, esta revocatoria podrá ser parcial. La revocatoria no afectará la licitud del tratamiento basado en el consentimiento otorgado previamente.

c. Conocer los datos: El titular en cualquier momento podrá consultar si sus datos personales o aquellos que representa, se encuentran almacenados en las bases de datos de WEMOVEMATCH, asimismo, podrá consultar sobre el uso que se ha dado a sus datos.

d. Rectificación y actualización de datos: El titular tiene derecho a solicitar a WEMOVEMATCH la actualización y/o rectificación de la información incompleta o inexacta de los datos personales propios o aquellos que represente. Al efecto WEMOVEMATCH actualizará y/o rectificarán la información, en los tiempos previstos en el aparte de Procedimientos, que se encuentra más adelante esta Política. A efectos de adelantar correctamente este trámite, el titular debe informar claramente, la corrección que requiere, aportando los documentos necesarios para este fin.

e. Supresión de datos: El Titular podrá solicitar la supresión y/o eliminación de sus datos personales o aquellos que represente cuando:

• Considere que los mismos no están siendo tratados conforme los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.
• Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.
• Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados. Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por WEMOVEMATCH.

Este derecho no es absoluto por tanto WEMOVEMATCH puede informar su negativa a atender la solicitud en los siguientes eventos:

• El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos
• La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos y actualización de sanciones administrativas.
• Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.

7. Oficial de la Protección de Datos WEMOVEMATCH designa al funcionario encargado de SERVICIO AL CLIENTE como la persona que recibirá, procesará y canalizará las distintas solicitudes de los titulares, tramitándolas en los términos, plazos y condiciones definidos en esta política.

• Datos de contacto: Servicio al cliente: servicioalcliente@WEMOVEMATCH.com
• Teléfono 3124327465 Bogotá.

8. Procedimientos

El titular o representante de datos personales, podrá en cualquier momento elevar consultas y/o reclamaciones a WEMOVEMATCH, quien estará obligados a dar respuesta en un término que no podrá superar los diez (10) días hábiles para las consultas ni quince (15) días hábiles para las reclamaciones. El término para la atención de reclamos podrá extenderse hasta por ocho (8) días hábiles adicionales, contados a partir de la fecha de expiración del término inicial, siempre y cuando de manera previa, se informe al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo.

En caso que la comunicación resultare incompleta, antes del cumplimiento del término señalado, WEMOVEMATCH contactará al titular, solicitando la información necesaria para atender la comunicación, una vez reciban respuesta con la totalidad de la información requerida, estarán obligadas a contestar la solicitud en un término que no podrá superar los cinco (5) días hábiles.

 

En el caso de los reclamos:  

• Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
• En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
• Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos de WEMOVEMATCH una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

9. Archivo y Vigencia de las bases de datos

Las bases de datos tendrán el periodo de vigencia que corresponda a la finalidad para el cual se autorizó su tratamiento y de las normas especiales que regulen la materia. Una vez cumplida la o las finalidades del tratamiento y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, WEMOVEMATCH procederá a la supresión de los datos personales en su posesión. No obstante, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación o deber legal o contractual. A efectos de conservar las autorizaciones obtenidas para el tratamiento de datos personales, así como el archivo físico y lógico de la información objeto de esta política, WEMOVEMATCH establecerá mediante tablas de retención documental los parámetros de archivo y conservación de los datos.

10. Seguridad

En razón a la importancia de contar con mecanismos de protección de los datos personales que reposan en sus bases de datos, WEMOVEMATCH cuenta con una Política de Seguridad de la Información, que se encargan de enmarcar los lineamientos de seguridad que debe atender la organización, dentro de las cuales se destacan la obligación de asignar un responsable de seguridad de las bases de datos personales, que velará por el cumplimiento de los parámetros asociados.

WEMOVEMATCH cuenta con medidas suficientes para garantizar la integridad, disponibilidad, confidencialidad y seguridad de la información personal recolectada y almacenada y vela porque las herramientas y los canales de almacenamiento, tratamiento, envío y uso de la información sean seguros. Por lo anterior, WEMOVEMATCH se compromete al uso y tratamiento correcto de los datos personales, adoptando los controles que eviten el acceso no autorizado de terceros que permita conocer o vulnerar, modificar, divulgar y/o destruir la información que reposa en sus bases de datos. WEMOVEMATCH es consciente de la importancia de mantener la confidencialidad de los datos personales objeto de Tratamiento, por lo cual han tomado y tomarán las medidas necesarias para impedir su revelación, uso o acceso no autorizado o fraudulento y solo permiten el acceso a los mismos a los colaboradores que en razón de sus funciones deben conocerlos, a quien autorice de manera expresa y documentada Titular o sus causahabientes, a las entidades de vigilancia y control, a las autoridades competentes o a los terceros que se contraten para realizar alguna de las actividades propias del Tratamiento y sujetas a las finalidades autorizadas.

Adicionalmente, WEMOVEMATCH adopta medidas razonables para asegurar que los datos personales que reposan en las bases de datos sean los que resulten necesarios y razonables, para llevar a cabo las finalidades informadas.

11. Vigencia de la Política Esta política rige a partir del (1) de julio de 2025. Su vigencia será indefinida.